Оперативное и стратегическое планирование

Рецепт эффективности – планирование. Каждый час, потраченный на планирование, экономит месяцы труда для бизнеса.

В целях эффективного управления выделим два понятия:

  • Оперативное планирование
  • Стратегическое планирование

Многие понимают, что план нужен обязательно. Столько же предпочитают не иметь никакого плана вовсе. Необходимость строить планы приходит с опытом. Время, конкуренция, не решаемые проблемы, большое количество персонала приводит бизнес к необходимости строить планы на длительный период.

Написана масса трудов о пользе планирования. Не меньше книг исповедуют «новаторские» подходы в управлении бизнесом, предлагают избегать построение планов, т.к. они приводят к не гибкости бизнеса в динамически изменяемых условиях внешней и внутренней среды.

Правда как всегда где-то по средне. Бизнес выстраиваться под конкретные цели, которые должны быть достигнуты. Какие инструменты будут выбраны для достижения цели, это дело индивидуальное. Если бизнес способен сформировать устойчивый коллектив, команду, каждый член которой будет однозначно понимать цели и задачи бизнеса, ему не нужен контроль, а выходной результат удовлетворяет, то действительно, тратить время на создание и контроль исполнения планов не нужно.

В нашей практике мы не встречали такие коллективы, поэтому предпочитаем строить планы и контролировать их выполнение. Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет что-нибудь сделать с ним сейчас.

Стратегический план

Стратегический план – это документ. Планирование используется для достижения приоритетных целей бизнеса. Завоевание доли рынка. Создание бренда безусловного доверия. Капитализация (с параметрами), и тд. Как правило в основе создания стратегического плана, и в зависимости от размера бизнеса лежат от 3 до 7 целей. Стратегический план строится на период 3-5 лет, реже 5 – 10 лет.

Оперативный план

Оперативное планирование используется для решения тактических задач. Оперативный план строится на 1 год. Хороший оперативный план является частью стратегического. Идеально если оперативный план на период выделяется непосредственно из стратегического плана. Если это возможно, то это является критерием высокого качества стратегического планирования.

Практика стратегического планирования.

Руководство компании определяет группу сотрудников заинтересованных в реализации сформулированных целей бизнеса.

Группа, совместно руководством разрабатывает стратегический план. Этим достигается максимальная вовлечённость и личная заинтересованность ведущих сотрудников в бизнес результате.

Стратегический плане состоит из перечисления целей бизнеса. Каждой цели соответствует разработанный перечень задач, решение которых должно привести к достижению поставленной цели.

Каждая задача состоит из нескольких мероприятий. Мероприятие – конкретное действие, связанное с решением задачи.

Выполнение мероприятий позволяет добиться решения задачи. Контроль достижение цели осуществляется пониманием и проверкой утверждения «..будет ли решена задача, если будут выполнены все сформированные по ней мероприятия?».

Этот же вопрос верен в отношении сформулированной стратегии, «..будет ли достигнута поставленная цель, если будут решены все сформированные по ней задачи?»

Стратегический план формируется виде таблицы, в столбцах которой перечислены следующие разделы:

Стратегия

Задача

Мероприятие

Дата начала

дата окончания

Критерий достижения результата

Ответственный

1

2

3

4

5

6

7

Все цели, задачи и мероприятия должны иметь следующие параметры:

  • Дата начала
  • Дата окончания
  • Критерий достижения результата
  • Ответственный

Каждый из уровней предполагает назначение ответственного, сроки исполнения, и критерии достижения результата.

Контроль исполнения плана

Важным для понимания является формирования представления о формате ответственности за каждое предложенное в плане мероприятие. У любой конкретной задачи и мероприятия должен быть «заказчик» и «подрядчик». Это позволяет однозначно распределить ролевую ответственность за:

  • постановку задачи,
  • определение критериев выходного результата,
  • способов достижения результатов,
  • форму и порядок отчетности.

Важным является формирование критериев достижения результата. Результат должен быть физически осязаем. Как правило - это документ ОРД, (приказ, регламент, положение, акт выполненных работ и тд), согласованный и подписанный заказчиком работ.

Ценность стратегического плана

Сформулированные цели являются основой для ежедневной работы. Бизнес не должен распыляться на второстепенные задачи, не вошедшие в стратегический план. В соблюдение этого правила всеми участниками реализации, а это все компания, заложена основа эффективности использования трудовых и денежных ресурсов. Иными словами, стратегия и тактика должны быть неразрывно увязаны друг с другом.


Не согласованность направлений стратегических и тактических планов, это во многом вопрос эффективности достижения результатов стратегического планирования. Эффективное выполнение нужной работы — это залог успеха. Данный постулат можно охарактеризовать и как утверждение «самое короткое расстояние между двумя точками – это прямая», — ориентация на выполнение только нужной работы.

Планы должны быть реалистичны. Именно неспособность придать стратегии реалистичный характер не позволяет с оптимизмом смотреть в будущее многим проектам. «Оторванная» от реальности, а главное — от фактических усилий компании, стратегия представляет собой пустой звук или красиво оформленную брошюру, пылящуюся на одной из полок в кабинете руководителя.

Стратегии должны быть претворены в жизнь. Очень часто на практике неудача при реализации стратегии связана не с качеством данной стратегии, а с неспособностью грамотно претворить ее в жизнь.

Причастность рядового персонала к реализации стратегических планов компании. До сих пор в большинстве компаний стратегия — прерогатива топ менеджеров, в то время как простые работники не имеют представления о содержании стратегических планов руководства и даже об их наличии. В данном случае выход не в проведении «политинформации», а в выстраивании системы управления, позволяющей «перевести» стратегические инициативы на язык тактики.

Итогом реализации стратегии должно стать интеграции планов и системы управления.

Мероприятия и должностные обязанности

Стратегический план обладает не только фундаментальной ценностью для бизнеса. Одной из его практических функций является создание на его основе перечня должностных инструкций для персонала.

И действительно, не сложно заметить, перечень мероприятий, сформированный в стратегическом плане, позволяют выделить:

  • ответственных и их
  • обязанности.

На практике это готовые должностные инструкции для персонала, связанные со стратегическими целями и задачами бизнеса. Это ли не чудо?! Не нужно выкачивать из интернета малополезные документы никак не связанные с будущем компании. Описанные критерии оценки выходного результата, основа для оценки эффективности досадности.

Оптимизация численного состава, ролевое управление

Эффективно с первого дня принять ролевую модель управления компании.

Созданный стратегический план должен получить исполнителей. Это могут быть реальны сотрудники или роли позволяющие установить одному сотруднику несколько ролей.

 «Роль» – производственный юнит, для которого определены обязанности и критерии качества.

Чрезвычайно эффективным решением для развивающегося, растущего бизнеса в условиях и не до загруженности персонала является решение назначить одному страднику несколько ролей.

Необходимо произвести ранжирование ролей. Для каждой роли может быть определен KPI. При необходимости можно определить систему оплаты труда исходя из ранга должности и важности выполняемых работ.

Первичное бюджетирование (затраты)

Стратегический план составят основу бюджета затрат компании на текущий период, и построение финансовой модели бизнеса.

(подробнее читай статью «Финансовое планирование бизнеса»)

Задачи в стратегическом плане реализации должны получить оценку плановых финансовых затрат. В зависимости от того на сколько полно определены оперативные планы, на столько точно будет определён бюджет затрат.

Бюджетные статьи

  • Создание продукта
  • Обеспечение продаж
  • Маркетинг и реклама
  • ФОТ
  • Обеспечение безопасности

Затраты на обеспечение данных статей позволят покрыть 80% потребности оперативного плана реализации.

Пример бюджета

статья

Бюджет

Плановая дата

Создать рекламную компанию и обеспечить приток посетителей на сайт с конверсией 6%. в течение первых 6 мес.

1000

1 сен 2018

Создать call центр обеспечивающий приём голосовых обращений в режиме 8 х 7.

3000

10 окт 2018

Создать автоматизированную систему обработки заказов, которая обеспечить реализацию основного бизнес-процесса.

5000

17 ноя 2018

Создать службу рекламаций, которая обеспечить обработку обращений 24 х 7.

2000

1 дек 2018

ИТОГО

6000

Корректировка стратегического плана

Плох тот план что не может быть изменён.

Суть изменения плана состоит построении системы обратной связи, соборе информации, её анализе и принятии решения об необходимости вносить изменения с заданной периодичностью.

Нет смысла в том, чтобы сегодня создать план, а завтра начать его корректировать. Как и нет смысла придерживаться плана, если на каком-то этапе стало понятно, что он не соответствует текущих реалиям.

Возникающая потребность часто менять план, признак низкого качества проработки бизнеса.

Рекомендуется создать регламент, установить правила и порядок внесена изменений в стратегический план. Важно научится создавать планы, которые бы не требовали изменения чаще раза в год.

 

Пример оперативного плана

статья

Бюджет

Плановая дата

Ответственный (роль)

критерий

Создать рекламную компанию и обеспечить приток посетителей на сайт с конверсией 6%.

1000

1 сен 2018

маркетолог

Создание сайта

150

1 мая 2018

Программист

Создание рекламной компании ЯД

50

1 сен 2018

Маркетолог

Финансирование 6 мес

700

1 сен 2018

Маркетолог

поддержка

100

1 дек 2018

Outsource

Создать call центр обеспечивающий приём голосовых обращений в режиме 8 х 7.

3000

10 окт 2018

ИТ инженер

Договор с облачный сервисом

0

1 сен 2018

Бухгалтер

финансирование

900

1 сен 2018

Бухгалтер

Обучение оператора

100

1 сен 2018

ИТ инженер

ФОТ

2000

1 сен 2018

Бухгалтер

Создать CRM, которая обеспечить реализацию основного бизнес-процесса.

5000

17 ноя 2018

Коммерческий директор

Выбор

100

1 июл 2018

ИТ инженер

Настройка

1000

1 авг 2018

ИТ инженер

Оборудование

2000

1 июл 2018

ИТ инженер

Эксплуатация

1900

1 сентября

оператор

Создать службу рекламаций, которая обеспечить обработку обращений 24 х 7.

2000

1 дек 2018

Руководитель группы качества

ИТОГО

6000

Отзывы

Поспелова Татьяна
ТОО Unicus kids
Я пишу выразить вам, группе разработчиков Itillect, просто человеческую благодарность. В свое время вы, точнее ваша разработка автоматизированной системы финансового учета, проста спасла нас. Ваша компания подобрала не просто знатоков своего дела, высоких профессионалов, но и чутких людей. Эксперты настолько «включаются» в проект, что они до мелочей проникаются «болью» вашей компании, и представляют вам на совесть сделанный продукт.
Гордиенко Денис
Нонстоп
У меня маленькое предприятие, точнее комплекс, состоящий из автомойки и кафе. Мне как-то некогда было вникать в финансовую отчетность, я больше работал над тем, чтобы объекты работали. Бухгалтер убедила меня, что финансовая модель в шаблоне EXCEL – рабочий инструмент. Упорядоченные процессы, структурирование денежных потоков не просто расставились по местам, теперь я вижу какими активами я обладаю, какие расходы мне предстоят, как мой бизнес зависит от тех или иных обстоятельств. Первое время нам спомогал консультант для понимания инструмента. А вообще оказалось, что функционал модели в принципе легко осваиваемый даже человеком без экономического образования. Можно и самому разобраться и обратиться за помощью к консультантам, представленного компанией для тех. поддержки.
Аверьянов Андрей Сергеевич
ООО BRAND
У меня интернет-магазин по реализации товаров для взрослых, интимной косметики, эротического белья. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но прибыль какую-то приносил. Ну а какой собственник не хочет роста продаж? Я понимал необходимость ведения управленческого учета, поэтому, когда я узнал про финансовую модель для расчета бизнес-проекта интернет-магазина, разработанную специально под проект экономистами-аналитиками из Itillect, решил попробовать. В разработку входит Excel шаблон с демо данными для интернет-магазина. То есть получается своего рода симуляция товарооборота твоего магазина с исходниками, планируемыми закупками и прогнозом продаж, где заложена аренда и прочие офисные расходы, заработная плата, налоги и отчетность. Продуманы дополнительные Excel файлы по сборке исходных данных для планирования продаж и расчета бюджета; печати отчетов и переноса информации, инструкция по заполнению их. Мне предложили сервис, в котором приятно считать деньги. И, да, компания гарантирует техническое обслуживание на год без дополнительной оплаты. Так что доволен инструментом и подходом к клиентам со стороны исполнителя- компании Itillect.
Смолица Бесфорт
ТОО «SP Group»
Обращался к вам в компанию не однократно. Аналитики делали для меня финансовую модель и бизнес-план. Инструментами в целом доволен, но хочу также отметить отношение команды к клиентам. Отдельно хочу поблагодарить Михаила. Профессионалы своего дела всегда найдут подходящее решение в ключе делового общения. Группа разработчиков, которая работала со мной нашла убедительные доводы в пользу методики, которая предлагалась в финмодели. Благодарю за работу.
Толеуова Светлана
ТОО Альфа-КТ
Наша компания стабильно развивается с 1997 года и стала крупнейшим дилером керамической плитки и сантехники. Примерно с 2008 года стали постоянными клиентами ООО «Айтиллект». Многие продукты от разработчиков Айтиллекта мы внедрили в работу. Наверное, наше долгое сотрудничество говорит о высоком качестве тех финансовых услуг и продуктов, которые они предлагают. Из последних изменений в работе нашей компании была внедрена система управленческого учёта и план факт анализа в Excel. Она, конечно, в разы сократила временные и человеческие ресурсы, что позволяет компании освободившиеся активы направить на развитие иных направлений. Ребята, профессиональная команда Айтиллект, душевная благодарность вам, вы нам как родные стали за столько лет сотрудничества)))
Копылов Олег Викторович
ТОО «Курс»
Добрый день! Обращался в компанию «Айтиллект» около года назад, однако дать отзыв не доходили руки. Моя компания специализируется на строительном сегменте. Бизнес семейный, велся по старинке, по договоренности и, как говорится, «на коленке». Я понял однозначно, что необходимо все процессы оптимизировать, разработать четкий бизнес-план, учет и аудит строительной техники и расходного материала. Я стал мониторить компании, которые предлагают разработку бизнес-решений. Так собственно я и познакомился с «Айтиллект». Специалисты компании, детально изучили мои потребности, разработали финансовые инструменты на базе Excel. В принципе все оказалось доступным для понимания и освоения. Важным фактором выбора для меня было то, сколько лет на рынке, какие они дают результаты. Могу сказать, что наше сотрудничество оказалось плодотворным. Прошло достаточно времени и уже можно говорить о результатах. После автоматизации всех финансовых вопросов мой бизнес пошел на увеличение объемов.